3 Tips Manajemen Waktu Efektif untuk Meningkatkan Produktivitas Harian

Fimela.com, Malang Manajemen waktu adalah sesuatu yang kita semua pikir sudah dikuasai sebagai orang dewasa. Namun, apakah benar-benar tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis laporan kerja, atau hanya mengandalkan perkiraan saja setiap kali? Banyak orang memiliki ide besar tentang menyelesaikan daftar tugas, namun akhirnya terdistraksi dengan tugas yang tidak dipersiapkan dan menghabiskan seluruh hari.

Meskipun pendidikan manajemen waktu tidak pernah hilang dari perbincangan, dengan berbagai hack produktivitas dan rutinitas pagi yang viral di TikTok, serta aplikasi dan tools organisasi baru yang diluncurkan secara rutin, banyak orang masih berjuang dengan masalah yang sama. Setiap produk baru menjanjikan cara yang lebih baik untuk menguasai tugas-tugas sehingga dapat menikmati hal-hal yang diinginkan.

Menurut Neeltje van Horen, salah satu ekonom terbaik Eropa dan profesor di The Donders Institute of Brain Cognition and Behaviour, masalahnya cukup kompleks. Dia menggunakan keahliannya untuk menerapkan prinsip ekonomi seperti sunk costs dan trade-offs guna mereframing cara mengelola waktu dan energi mental. Pendekatan ilmiah ini memberikan wawasan baru tentang mengapa manajemen waktu terasa begitu menantang.

Pertanyaan ini mungkin pernah terlintas ketika kita berpindah-pindah antara scrolling TikTok, bekerja, dan mengirim pesan WhatsApp. Menurut van Horen, terdapat empat hal utama yang menghalangi perencanaan yang lebih baik.

Pertama adalah overcommitting atau berkomitmen berlebihan. Terlalu sering mengatakan ya pada banyak hal tanpa mempertimbangkan sepenuhnya apa yang dibutuhkan untuk memenuhi semua tuntutan tersebut. Dalam ekonomi, ini disebut opportunity cost dimana setiap kali mengatakan ya pada sesuatu, secara otomatis mengatakan tidak pada hal lain. Yang sering dikorbankan adalah waktu bersama keluarga, teman, proyek personal, atau perawatan diri.

Salah satu teknik sederhana namun sangat efektif adalah Teknik Pomodoro, dinamai dari timer dapur berbentuk tomat. Caranya adalah memilih satu tugas, mengatur timer selama 25 menit, bekerja tanpa gangguan hingga waktu habis, kemudian istirahat 3-5 menit. Setelah empat Pomodoro, ambil istirahat 15-30 menit.

Mengulangi proses ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga melatih otak untuk fokus dalam periode yang lebih lama. Teknik ini membantu mengatasi kecenderungan alami untuk beralih antar tugas yang mengurangi efektivitas kerja.

Van Horen menyarankan untuk menempatkan tugas penting pada waktu tertentu dalam hari dan memperlakukannya sebagai komitmen yang tidak dapat dinegosiasikan, sama seperti tidak akan sembarangan mengubah jadwal dokter atau penerbangan.

Pecah tugas besar menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola dan blokir waktu fokus untuk mengerjakannya. Tanpa waktu khusus, tugas mendesak namun kurang penting yang sering didorong oleh tuntutan orang lain akan mengambil alih. Jika memungkinkan, kumpulkan pemeriksaan email ke dalam jendela waktu tertentu daripada membiarkannya menarik perhatian secara konstan.

Tip ini mengatasi planning fallacy, kecenderungan alami untuk meremehkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, bahkan ketika pernah melakukan tugas serupa sebelumnya. Memberikan buffer ini dapat mencegah frustrasi, mengurangi stres menit terakhir, dan membantu perencanaan yang lebih realistis.

Sebagai contoh, jika perlu menyelesaikan presentasi dan memperkirakan dapat membuatnya dalam 30 menit seperti terakhir kali, berikan setidaknya beberapa jam untuk mengerjakannya. Dengan cara ini, jika ada yang salah seperti tidak bisa masuk sistem, panik tidak tahu apa yang harus ditulis, atau menyadari perlu lebih banyak waktu riset, tidak akan mengorbankan tugas lain.