Strategi Menghadapi Meeting Sepanjang Hari agar Tetap Fokus dan Tidak Lelah

Fimela.com, Jakarta Sahabat Fimela, menghadapi rapat beruntun atau meeting to meeting bisa menjadi tantangan tersendiri. Rapat yang berturut-turut seringkali membuat kita merasa lelah dan kehilangan fokus. Namun, dengan strategi yang tepat, kamu bisa tetap produktif dan terjaga konsentrasinya. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai cara untuk menghadapi rapat beruntun dengan lebih efektif.

Pertama-tama, penting untuk memahami bahwa rapat yang beruntun dapat menyebabkan kelelahan mental dan fisik. Oleh karena itu, mempersiapkan diri sebelum, selama, dan setelah rapat sangatlah krusial. Dengan pendekatan yang tepat, kamu bisa mengelola waktu dan energi dengan lebih baik.

Berikut adalah beberapa strategi menghadapi meeting to meeting agar tetap fokus dan produktif sepanjang hari.

Menambahkan waktu jeda antar rapat sangat penting. Bahkan jeda singkat 5 hingga 10 menit dapat membantu tubuh dan pikiranmu mengatur ulang. Gunakan waktu ini untuk meregangkan tubuh, berjalan sebentar, atau sekadar bernapas. Penelitian menunjukkan bahwa istirahat singkat dapat membantu otak 'mengatur ulang' dan mengurangi penumpukan stres kumulatif dari rapat beruntun.

Hindari menjadwalkan rapat secara beruntun tanpa jeda. Pertimbangkan untuk memulai rapat pada waktu yang 'aneh' seperti 9:18 atau 9:15 untuk memberi waktu transisi bagi peserta dari rapat sebelumnya. Selain itu, gunakan aplikasi kalender untuk memblokir jadwalmu untuk 'deep work' atau waktu fokus, sehingga kamu tidak dapat menghadiri rapat pada jam-jam tersebut.

Sebelum rapat dimulai, tinjau agenda dan catat poin-poin penting yang ingin kamu diskusikan. Pastikan juga kamu memahami tujuan rapat dan apakah kehadiranmu benar-benar diperlukan. Jika memungkinkan, tolak undangan rapat yang tidak terlalu penting atau delegasikan kepada orang lain jika kamu tidak harus hadir.

Selama rapat, ambil catatan. Ini adalah bentuk mendengarkan aktif yang memaksa kamu untuk memperhatikan apa yang dikatakan. Berpartisipasi aktif dalam diskusi juga sangat penting untuk tetap fokus. Gunakan teknik 'parking lot' untuk mencatat ide atau topik yang tidak relevan agar bisa dibahas di lain waktu, menjaga diskusi tetap pada topik utama.

Rapat seharian dapat menguras energi dan konsentrasi. Oleh karena itu, pastikan kamu mendapatkan tidur yang cukup sebelum rapat. Lakukan aktivitas fisik ringan sebelum rapat, seperti berjalan kaki, untuk meningkatkan fokus. Konsumsi makanan bergizi dan tetap terhidrasi dengan minum air yang cukup sepanjang hari.

Pilih lokasi rapat yang nyaman dan bebas gangguan. Pertimbangkan untuk melarang penggunaan teknologi dan makanan ringan agar semua orang tetap fokus. Pastikan setiap rapat memiliki agenda yang jelas dan terstruktur, serta batasan waktu yang realistis untuk setiap topik.

Setelah rapat berakhir, luangkan waktu untuk mencatat semua hal yang dibahas dan hal-hal penting yang ingin kamu ingat. Pertimbangkan juga untuk memiliki 'hari tanpa rapat' untuk memberikan waktu fokus tanpa gangguan.